Si has tenido que empezar a trabajar desde tu casa y no sabes por dónde empezar, has caído en el lugar correcto. Home office es el término que probablemente haya resonado más y más en tu organización, grupo de amigos, o incluso familia. Ocurre que por estos días, y con la creciente afectación del COVID-19 (Coronavirus), todos los países del mundo están tomando medidas para aplacar su propagación. En algunos casos estrictas, y en otros casos menos. Lo cierto es que el remedio más efectivo de momento es el aislamiento.

Tal vez te preguntarás por qué estamos compartiendo esto justamente ahora. La situación actual ha provocado que muchas personas tengan que pasar de forma repentina a trabajar desde su casa. Muchos están un poco desorientados, o sus organizaciones no han dado instrucciones claras, tips o consejos de cómo trabajar de manera remota, o han sido despachados a sus casas demasiado rápido sin tiempos para digerir o trabajar la idea en sus mentes.

En esta nota, te contaremos cuáles son las recomendaciones y consejos para productivizar tu día al máximo trabajando en home office.

Nuestra experiencia con el home office

Como compañía de tecnología, sentimos que es nuestro deber dar el ejemplo y compartir estos consejos para ayudar a toda la comunidad a trabajar más fácil, desde casa y mantener una jornada tan productiva como la que teníamos hasta hace pocos días en nuestro propio negocio o en nuestra oficina.

En WizHosting entendemos el home office como algo nativo, y prácticamente desde nuestro nacimiento trabajamos de forma online, sin importar donde estemos. Al principio se presentó como una necesidad en la medida en que nuestros equipos de trabajo fueron creciendo, y dada la diversidad cultural y tiempos de los diferentes países de América Latina y habla hispana en los que estamos presentes, nos fueron llevando poco a poco a adoptar el teletrabajo como forma de llevar el día a día y maximizar los resultados.

Desde luego que como organización hemos tenido que adoptar prácticas y adaptar nuestros procesos para llevar adelante nuestra actividad, al punto que al día de hoy podemos trabajar de manera 100% remota garantizando la operatividad de todo el negocio sin afectar a la atención ni la calidad de nuestros servicios, con lo que es probable que al momento de que estés leyendo esta nota, todos nosotros estemos trabajando desde nuestras casas.

Este modelo nos permite trabajar con total normalidad en las circunstancias actuales, y nuestra cobertura 24x7x365 hizo que nos organicemos por zonas horarias para tener duplicidad en las funciones y guardias activas. Hoy somos un equipo de más de 30 personas trabajando en 5 países diferentes.

Consejos para hacer home office

Lo sabemos. La adaptación a la modalidad de teletrabajo o home office, no siempre es fácil, y depende de los procesos y el rubro de cada negocio. Desde luego que imaginamos que existen miles de casos en los que organizaciones se están viendo obligadas a hacer home office a modo de emergencia, con lo que la dificultad para adaptarse es mucho mayor. Las empresas de servicios son las más propensas a adaptarse rápidamente dada la descentralización de las organizaciones, y en otros casos, tales como en las manufacturas, solo podrán adaptar el trabajo remoto a ciertas áreas de la compañía.

Cuando debemos mutar rápidamente, no estamos pensando en cómo decorar nuestro ambiente, sino más bien en cómo podemos empezar a trabajar de forma inmediata para no perder productividad. La ansiedad y el estado de alerta dominan un poco los primeros días al teletrabajador. ¡Relájate y toma nota!

Acceso a los servicios esenciales y soporte remoto

Primero lo primero. Prepara tu ordenador para trabajar en remoto y retírate en tu última visita a la compañía llevándote lo esencial para trabajar: esto podría ser sólo tu laptop, o bien otros elementos adicionales como periféricos, auriculares, tablet o teléfonos celulares. ¡Que no te falte nada!

Como segundo tip dentro de este apartado, comprueba que puedas acceder a los sistemas y aplicaciones utilizadas por tu organización. Existen organizaciones que exigen acceder mediante una red virtual (VPN), y otras tan solo utilizan servicios esenciales como el correo electrónico. De cualquier manera es recomendable consultar con el responsable de sistemas, de tener asistencia remota por si algo deja de funcionar a último momento.

Encuentra tu ambiente ideal

Se puede trabajar online en muchísimos lugares, pero lo más probable es que sea en tu casa, y de una u otra forma deberás destinar un espacio para que se convierta en tu nueva oficina. Tal vez no lo tengas definido, o puede que hayas definido este espacio naturalmente sin pensarlo. En este punto, no hay una recomendación ya que la preferencia depende de cada individuo, pero lo que te sugerimos es que sea un lugar fijo.

Podría ser el living, el office de tu apartamento, o mismo tu cuarto. Lo importante es que estés cómodo haciendo tus tareas ya que pasarás al menos 9 horas en este espacio.

Selecciona tu mesa y tu silla

Otra recomendación es que encuentres una silla o sillón cómodo, que te permita trabajar en posición recta. Intenta que tu mesa o escritorio tenga superficie amplia y te permita extenderte todo lo que necesites, más si trabajas con elementos como papeles o carpetas de archivo.

Si te fuera necesario, eleva la pantalla con un libro, o conecta a tu laptop un teclado periférico para complementar. Si no cuentas con una mesa y silla cómodo, pues hora de invertir en comprar una. Después de todo será por tu bien 😉

Optimiza la comunicación

Es importante que definas los canales con los cuales mantendrás comunicación con tu equipo de trabajo. Desde luego que deberás preferir los canales online, y que las reuniones con clientes, superiores, pares o colegas deberán realizarse de la misma manera. Al existir herramientas excelentes para la comunicación, prácticamente ya no es necesario siquiera el teléfono.

Si optas por utilizar herramientas de comunicación internas como Slack o el chat de Google, mantente disponible, responde en tiempo y forma, y genera salas o grupos de conversación para mantener tus mensajes ordenados.

Saluda a tu equipo al comenzar tu jornada y despídete al finalizar. Esto mantiene la sensación de cercanía y la relación con tu equipo de trabajo.

Presta atención a la iluminación

Trabajar en un espacio bien iluminado cambiará por completo tu experiencia. Lo ideal es que te inclines por un espacio donde predomine la luz natural. Si no cuentas con la luz suficiente, busca otro lugar, y sino, siempre son buenas las lámparas de escritorio o flexibles para iluminar tu mesa.

Optimiza el uso de tu conexión a Internet

Si vas a trabajar, pues trabaja. Céntrate en priorizar el uso de tu conexión a Internet para acceder a tus correos y aplicaciones. Deja para los horarios de menor actividad las aplicaciones de ocio videos online, juegos de video o transmisiones en directo.

Si necesitas descargar material, información o aplicaciones, y esto puede esperar, realiza los downloads fuera de horario y en momentos de menor tráfico para no entorpecer tu trabajo.

También será útil que mantengas configurada la opción de compartir Internet en tu teléfono móvil por si te quedas sin servicio de Internet en tu conexión fija, de tal manera que puedas subsistir online hasta que esta vuelva a funcionar. Si tu paquete de datos no es suficiente, intenta agregar algunos Gigas de Internet a tu paquete. Créenos, te sacará de un apuro.

Mantén ordenado tu espacio de trabajo

Mantener ordenado y limpio tu espacio de trabajo hace las cosas más fáciles. Con el pasar de las horas, tu mesa se irá llenando de elementos y cosas como carpetas, bolígrafos, residuos, papeles y demás que no harán más que distraerte, cambiar tu humor o causar una sensación de desorden y de que estás sobre atareado.

Si mantienes tu orden y limpieza podrás trabajar mejor y fomentará tu productividad.

Organiza tu rutina diaria

Al igual que en la oficina, mantén tu rutina organizada. Aquí podrás aplicar tus bloques de tiempo para hacer tus tareas, definir una franja horaria, pausas y horarios de almuerzo. Trabajar en casa requiere de mucha disciplina y eres tú quien debe reforzarla.

Este truco te ayudará a recordar la importancia de fijar un momento para cada tarea y no degradar tu tiempo libre. Tampoco caigas en la tentación de trabajar en pijama y te recomendamos despertar al menos 30 minutos antes para prepararte. No hay como tomar una ducha y un buen desayuno para empezar tu día con toda la energía.

Utiliza aplicaciones para aumentar tu productividad

Existen aplicaciones que permiten organizar tu día o lista de tareas como Asana o Trello. De esta manera podrás organizar tus tareas y prioridades en diferentes tableros y tarjetas de forma personal, o compartirlo con otros colegas de tu equipo de trabajo.

Evita las interrupciones

Los factores de distracción serán tus grandes enemigos. Apaga la TV, pon música a gusto y concéntrate en tu trabajo. Silencia el teléfono y en lo posible no lo pongas cerca.

Si vives con tu familia o alguien más con el que vas a compartir el techo en tu jornada de home office, conversa y llega a acuerdos para que respete tus horarios y espacio de trabajo. Es importante que te permita concentrarte y no te haga peticiones, interrupciones o recados distrayéndote a cada rato. Al mismo tiempo, tú debes comprometerte a que una vez termines tu horario de trabajo o tus tareas, te integrarás al 100% en la vida familiar.

Permítete pausas y da un pequeño paseo

Trabajar toda la jornada sin parar un solo minuto no es recomendable. Ni en tu casa, ni en la oficina. Permítete pequeñas pausas para levantarte de tu asiento, ir por un café, ir al baño y despejar tu mente por unos minutos. Esto ayudará a tu concentración y volverás renovado a tu silla.

Párate un par de minutos al menos un vez por hora.

Conclusión

No temas al home office. Créenos que es un camino de ida al cual podrás comenzar a sacarle provecho inmediatamente si sigues estas recomendaciones y tips. Ahora ya tienes los puntos básicos cubiertos para estrenar tu nueva forma de trabajar, los cuales te ayudarán a convertirte en un teletrabajador eficaz, ordenado y feliz 🙂

¿Ya llevas tiempo trabajando online de tu casa? Si quieres aportar algún otro consejo, estaremos más que encantados en que nos lo compartas. Hasta la próxima y ¡Feliz jornada de home office!